過去見積のデータ活用｜どの版を引き、何を比べるか
結論：過去見積は「どの版を引くか」と「どこから何を取るか」で効き方が変わる
過去の見積を次の案件に活かすとき、効くのは次の3つです。
- 提出した第1版ではなく、最終版か実績を元にする
- 似た案件を1件探すのではなく、部品ごとに別の案件から引く
- 金額はどの案件からも引かない（単価は単価マスタから取る）
過去のファイルをコピーして数字を直す運用は、速いように見えて、前回の見積漏れを毎回持ち越します。過去案件を「探せる」一覧にする最初の段階はイベント見積の自動化の「最初の一手」にまとめているので、本記事はその一覧から引いた後に何を使うかを扱います。
過去の案件には、金額が3つある
1つの案件には、少なくとも3つの金額があります。
| 金額 | 中身 | 再利用の元にしてよいか |
|---|---|---|
| 提出第1版 | 最初に出した見積 | 使わない（前回の漏れを含んだまま） |
| 最終版 | 第1版＋承認済みの変更（追加・取消・数量変更） | 使える |
| 実績 | 実際に発注・精算した内容 | いちばん使える |
コピーされやすいのは第1版です。ファイル名が「最終」になっていても、中身は提出時点のまま、ということがよくあります。第1版を元にすると、前回あとから追加見積になった分がそっくり抜けた状態で始まります。前日搬入の日数、撤去の廃材処分、延長になったスタッフの時間。前回は変更で足したのに、今回もまた変更で足すことになります。
過去見積の一覧には、この3つの金額を並べ、差が出た理由を1つだけ書きます。最終版は、変更を台帳で管理していれば「元見積＋承認済みの変更」でそのまま出せます。変更の積み上げ方は追加見積の作り方にまとめています。
似た案件を1件探すのではなく、部品ごとに別の案件から引く
「去年の似た案件」を1件見つけてまるごとコピーすると、似ていない部分まで持ってきます。イベントの見積は、似ている軸によって、再利用できる部分が違います。
| 似ている軸 | 再利用できるもの | 再利用してはいけないもの |
|---|---|---|
| 同じ会場 | 搬入口と搬入時間帯、電気容量、指定業者、養生と原状回復のルール | 数量（規模が違えば変わる） |
| 同じ形式（展示会・式典・発表会など） | 明細の構成（どんな行が並ぶか） | 会場固有の条件 |
| 同じ規模（人数・小間数・日数） | 数量の目安（スタッフ数・機材台数） | 明細の構成 |
| 同じ顧客 | 顧客手配の範囲、承認の流れ、請求の形式 | 会場・数量 |
いちばん価値があるのは「同じ会場」の軸です。搬入が夜間しかできない、電気容量の追加申請が要る、原状回復は会場の指定業者しか使えない。こうした条件は顧客が変わっても同じで、しかも依頼文には書かれていません。会場名で過去見積を引けるようにしておくと、ベテランの頭の中にしか無かった条件が、新しい担当者にも見えるようになります。
そして、どの軸から引いた場合でも金額はコピーしません。過去の見積の金額は、そのときの単価、そのときの値引き、そのときの日数の数え方が混ざった結果です。単価は見積の単価マスタから現在有効なものを取り、過去の見積からは「どの行が必要か」と「数量の目安」だけを持ってきます。
3件比較の例：今回の案件に、何をどこから取るか
以下は架空の例です。今回の案件は「展示会場Xでの新製品発表会、来場200名、会期1日」とします。
| 過去案件 | 似ている点 | 違う点 | 今回取るもの |
|---|---|---|---|
| A：会場Xの展示会（3日間） | 会場が同じ | 形式・会期 | 搬入時間帯、電気容量の追加申請、指定業者の撤去費の行 |
| B：別会場の新製品発表会（180名） | 形式と規模が同じ | 会場 | 明細の構成（受付・ステージ・映像・控室）、スタッフ数の目安 |
| C：同じ顧客の周年式典 | 顧客が同じ | 形式・会場 | 顧客手配の範囲（記念品は顧客手配）、稟議に必要な内訳の粒度 |
どれか1件をまるごと使うと、Aなら3日分の会期が、Bなら別会場の搬入条件が、Cなら式典の演出が混ざります。3件から違う部品を取り、金額は単価マスタで積み直すと、それぞれの良いところだけが残ります。
この組み立てをするには、過去見積の一覧に「会場」「形式」「規模」「顧客」の4つの列が要ります。自動化の記事で挙げた4項目の一覧（案件名・会場・規模・総額）に、形式と顧客の列を足し、総額の欄を3つの金額に分けます。
見積と実績の差は、行ごとに理由を1つ残す
実績が取れる案件では、見積と実績の差を明細の行ごとに見て、差が出た行に理由を1つ書きます。
| 差の理由 | 次の見積でやること |
|---|---|
| 顧客の仕様変更 | 変更ルールを見積書に書く |
| 数量の確定 | 確定前の数量を「未確定」と書いて出す |
| 依頼時の条件不足 | ヒアリング項目を足す |
| 自社の見落とし | 確認表の該当する箇所を見直す |
| 単価の変動 | 単価マスタを改定する |
- 過去見積の一覧に「提出第1版」「最終版」「実績」の3列がある
- 差が出た理由が1つずつ書いてある（空欄なら「理由不明」と書く）
- 「会場」で検索できる
- 金額を直接コピーせず、単価マスタから積み直している
同じ理由の差が同じ行で3回続いたら、それは次の見積の初期値に入れるべき行です。「自社の見落とし」が続く行の探し方は見積漏れの防ぎ方にまとめています。
見せる範囲と、再利用してよい範囲を分ける
過去見積には、顧客名、取引条件、協力会社の原価が入っています。社内で検索できるようにしても、全員に全部を見せてよいとは限りません。
- 会場の条件・明細の構成・数量の目安：広く共有してよい
- 顧客名と取引条件：その顧客の担当者と管理者に限る
- 協力会社の原価：見積の作成者と管理者に限る
「再利用できる部品」と「見せてはいけない情報」は、ほぼ別の列にあります。一覧を作る段階で列を分けておけば、あとから権限を分けるのも難しくありません。外部のツールやAIに過去見積を渡す場合は、検索の対象になる範囲と、保存・学習に使われる範囲を区別して確認してください。
見積の雛形と一覧の列を社内で揃える場合は、イベント業界の見積・発注DXガイドで見積書テンプレート（Excel・自動計算式入り）を無料で入手できます。
よくある質問（FAQ）
Q. Excelで過去見積のデータベースは作れますか？ 作れます。1案件1行の一覧に、会場・形式・規模・顧客・3つの金額・差の理由・元ファイルの場所を並べれば、検索と絞り込みは十分できます。限界が来るのは、ファイルが個人のフォルダに散っていて一覧に登録されない場合です。ツールより先に、登録するルールを決めてください。
Q. 何年前の案件まで使えますか？ 明細の構成と会場の条件は、会場の改装や規程の変更が無ければ古くても使えます。金額はそもそもコピーしないので、年数の問題になりません。会場の条件は、使う前に会場の最新の資料と照合します。
Q. 実績（精算額）が記録されていません。 最終版だけでも第1版よりずっと良い元になります。まず次の案件から、精算のときに最終版との差を1行書く運用を始めてください。過去分をさかのぼって埋める必要はありません。
Q. 会場の条件がベテランの頭の中にしかありません。 次にその会場の案件が来たとき、ベテランに見積の確認をしてもらい、指摘された条件を一覧の「会場」の行に書き残します。聞き取りのために時間を取るより、実案件の確認の場で残すほうが続きます。
Q. 何件くらい溜まれば効果がありますか？ 件数より、同じ会場・同じ形式の案件が繰り返されているかが効きます。同じ会場の案件が2件あれば、会場の条件はもう再利用できます。
次のステップ
過去見積を個人のファイルから社内の資産に変える仕組みを見直す場合は、イベント業界の見積・発注DXガイドを確認してください。見積業務の隠れコストの試算、標準化から仕組み化までの5ステップ、自社の現在地チェックリスト10項目を収録しています。
