イベント見積の自動化｜6工程で優先順位を決める

イベントの見積は、製造業のようには自動化できない

見積の自動化を調べると、出てくるのは製造業の事例です。図面と数量を入れれば単価が決まり、あとは転記を機械にやらせる。この形が成立するのは、仕様が決まれば価格が決まるからです。

イベント制作は、そうなっていません。同じ「音響一式」でも、会場の搬入経路、電源容量、リハーサルの有無、深夜作業になるかどうかで値が変わります。仕様書の文字が同じでも、現場が違えば価格が違う。だから「過去の見積を引いてきて数字を入れる」だけでは、そのまま出せる見積になりません。

とはいえ、見積作成のすべてが職人芸というわけでもありません。工程に分ければ、機械に渡せるところと、人が判断し続けるところがはっきり分かれます。この記事は、どの工程から手を付けるかを決めるための整理です。

6工程に分けて、「作業時間」と「回答待ち」を分ける

見積作成を6つに分け、自分が手を動かしている時間（作業時間）と、相手の返事を待っている時間（回答待ち）を別々に書き出します。ここを混ぜたまま「見積に3日かかる」と言っているうちは、何を自動化しても効きません。

この表で見るべきは、自動化で減るのは「作業時間」の列だけということです。協力会社に見積を依頼してから返ってくるまでの2〜3日は、こちらの仕組みを変えても1日も縮みません。

待ちのほうが長いなら、先に手を付けるべきは自動化ではありません。依頼を出す順番を前倒しする、依頼先を増やす、概算で先に社内合意を取るといった段取りの話になります。この切り分けをせずにツールを入れると、「速くなったはずなのに納期は変わらない」という結果になります。

自社の工程と時間を書き出す前に、見積書そのものの型を揃えておくと比較が楽になります。イベント見積書テンプレートの選び方で列の構成を確認してください。テンプレート本体（Excel・自動計算）と社内標準化の手順はイベント業界の見積・発注DXガイドから無料で入手できます。

優先順位は「時間 × 回数 ÷ 揺れ」で決める

6工程のうちどれから手を付けるか。次の3つを掛け合わせて考えます。

• 1回あたりの作業時間 — 長いほど効果が大きい
• 月に何回発生するか — 多いほど効果が大きい
• 案件ごとの揺れの大きさ — 大きいほど自動化しにくい

月10件のイベントで、過去案件を探すのに毎回40分かかっているなら、月6.7時間です。しかも探す作業は案件ごとの揺れがありません（探し方は毎回同じ）。だから過去案件の検索が最初の一手になることが多い。

逆に、価格の判断は1件15分でも、揺れが最大です。得意先との関係、次の案件への布石、稼働の空き具合。これは条件を書き出せないので、機械に渡せません。時間が短くて揺れが大きい工程は、最後まで人が持つと決めてしまったほうが設計が進みます。

最初の一手：過去案件を「探せる」状態にする

優先順位の式に当てはめると、多くの会社で最初に来るのが過去案件の検索です。ここは案件ごとの揺れが無く、頻度が高く、1回あたりの時間も長い。しかもツールを買わなくても今日から始められます。

やることは、過去の見積を次の4項目だけの一覧にすることです。

全案件をさかのぼる必要はありません。直近1年分だけで十分効きます。ファイルを移動する必要もなく、置き場所のパスを書いておけば足ります。

この一覧ができると、「あの案件いくらだったっけ」を人に聞く時間と、フォルダを開いて回る時間がまとめて消えます。次の一手（単価マスタや明細の自動生成）に進むかどうかは、この状態で1か月回してから決めても遅くありません。単価マスタに持たせる列と改定の残し方は見積の単価マスタの作り方にまとめています。一覧の「総額」に提出第1版を入れると前回の見積漏れまで引き継ぐため、最終版か実績を入れます。一覧から引いた案件のどの部分を使うかは過去見積のデータ活用にまとめています。

自動化に向かない2つの工程

価格の判断は前述のとおりです。もう1つは例外対応。雨天時の代替案、当日の仕様変更、急な人員追加。これらは前例が少なく、前例どおりにやると事故ります。

この2つを「いつか自動化する」と言い続けると、仕組みがいつまでも完成しません。対象外だと最初に決めて、残り4工程だけを設計対象にするほうが早く回り始めます。

始める前に、今の状態を数字にしておく

自動化の効果は、始める前の数字が無いと測れません。次の3つを、直近の案件2件分だけでいいので記録してください。

• 工程ごとの作業時間（分単位でよい。ストップウォッチは不要）
• 協力会社に依頼してから回答が来るまでの日数
• 提出までに見積を作り直した回数と、その理由

3つ目が効きます。作り直しの理由が「条件の聞き漏らし」なら、自動化ではなく依頼時のヒアリング項目の問題です。「単価の取り違え」なら単価マスタの問題です。作り直しの理由は、どの工程に投資すべきかを直接教えてくれます。

効果を測るときは、出力までの時間ではなく人が直す時間と運用の手間を含めた総時間で比べます。測り方は見積AIとは？工程別の使い分けと導入判断に、検証の3観点としてまとめています。記録した時間から、見積1件あたり何分短くなれば元が取れるかを計算する方法は見積AIの費用対効果で解説しています。

よくある質問（FAQ）

Q. まず何を買えばいいですか？ 買う前に、6工程の作業時間と回答待ちを2案件分だけ記録してください。待ちが律速なら、ツールを入れても納期は変わりません。何を買うかは、詰まっている工程が分かってからで間に合います。候補を絞った後のデモでは、自社の過去1案件で4つの操作を試すと違いが見えます（見積システムの選び方）。

Q. Excelのままでも自動化できますか？ 作業時間を減らすだけなら、かなりのところまでできます。計算式・入力規則・過去案件のシート化で、転記と検算はほぼ無くせます。限界が来るのは「過去案件を横断して探す」段階で、ファイルが個人のフォルダに散っていると検索の対象がそろいません。

Q. 過去の見積がバラバラで、参照できる状態にありません。 そこが最初の一手です。案件名・会場・会期・金額の4つだけで一覧にすれば、探す時間は目に見えて減ります。全案件をさかのぼる必要はなく、直近1年分から始めれば十分です。

Q. 自動化すると見積の精度は落ちませんか？ 転記や検算を機械に渡す範囲では、むしろ上がります。落ちるのは、価格の判断まで過去データに任せたときです。前例のない条件に前例の単価が当たるので、そこは人が見る前提を崩さないでください。

Q. 小さい会社でも効果はありますか？ 月の件数より、似た案件が繰り返されているかが効きます。少数でも類似案件が多いなら、過去案件の検索を整えるだけで時間が戻ってきます。毎回まったく違う案件だけなら、先にヒアリング項目を決めるほうが効果的です。

次のステップ

自社のどの工程から手を付けるか整理するなら、イベント業界の見積・発注DXガイドを確認してください。見積業務の隠れコストの試算、標準化から仕組み化までの5ステップ、自社の現在地チェックリスト10項目を収録しています。