忘年会の日程調整｜12月の店が埋まる前に決める手順と案内メール例文
結論：忘年会は「店を先に仮押さえ、候補日は店に合わせる」
忘年会の日程調整は、ほかの飲み会と手順が逆になります。参加者の都合を先に聞いてから店を探すと、その頃には希望の店が埋まっているからです。押さえるべきは次の4点です。
- 動き出しは10月。12月の金曜夜は、早い店では9〜10月から予約が入り始めます
- 店を2〜3件、仮押さえしてから候補日を出す。候補日は「店が空いている日」だけにします
- 上長・他部署の予定を先に潰す。全員に同時に投げると、後から組み直しになります
- 平日の水木、または第1〜2週を狙う。12月後半の金曜は最も取りにくい枠です
この記事では、逆算のスケジュール、取りやすい日の選び方、二段階の日程調整の進め方、案内メールの文例までをまとめます。
なぜ「都合を聞いてから店探し」だと失敗するのか
通常の飲み会なら、日程を決めてから店を探して間に合います。忘年会だけが違うのは、同じ時期に全社会が同じ枠を取り合うからです。
起きるのは次の流れです。
- 10月下旬、参加者に候補日を投げる
- 回答が集まり、11月上旬に「12/19(金)が最多」と決まる
- その日で店を探す → 20人が入れる個室が空いていない
- 日程を取り直す → 一度決まった日を覆すことになり、幹事の信用が減る
- 妥協した店・妥協した日で開催することになる
手順が正しくても、順序が違うだけでこうなります。**12月は「日程が先」ではなく「店が先」**と覚えてください。
なお、通常期の飲み会は従来どおり日程が先で問題ありません。候補日の出し方そのものは飲み会の日程調整のやり方にまとめています。
逆算スケジュール
20〜30人規模を想定した目安です。人数が少なければ2〜3週間後ろにずらせますが、12月に入ってから店を探すのは規模を問わず遅いと考えてください。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 9月下旬 | 開催の有無・おおよその規模・予算を上長に確認する |
| 10月上旬 | 店を3〜5件下見または問い合わせ。空いている日を聞く |
| 10月中旬 | 上長・キーパーソン3〜4人の都合を先に確認（第1段階） |
| 10月下旬 | 店を2〜3件、仮押さえする（キャンセル期限を必ず確認） |
| 11月上旬 | 全員に候補日を出して出欠を集める（第2段階）。締切は1週間 |
| 11月中旬 | 日程確定 → 1店に本予約、残りをキャンセル |
| 11月下旬 | 案内を確定版で再送。会費・集金方法を告知 |
| 12月上旬 | 人数の最終確認。店の人数変更期限を全員に共有 |
| 開催3日前 | 最終人数を店に連絡。当日の連絡先を周知 |
仮押さえのときに必ず聞くのは、**「いつまでならキャンセル料がかからないか」**です。ここが押さえられていれば、2〜3件を同時に確保しても金銭的なリスクはありません。逆に確認せずに複数押さえると、キャンセル料を自腹で払うことになりかねません。
12月のどの日が取りやすいか
同じ12月でも、枠の埋まり方には偏りがあります。
| 時期・曜日 | 取りやすさ | 補足 |
|---|---|---|
| 12月 第1週（平日） | ◎ | まだ空きが多い。「早すぎる」と感じる人もいるが実務上は最も楽 |
| 12月 第2〜3週の 水・木 | ○ | 金曜を外すだけで選択肢が大きく広がる |
| 12月 第2〜3週の 金 | △ | 最も競合する枠。早期の押さえが前提 |
| 12月 第4週（クリスマス以降） | △ | 帰省・年末進行で参加率が落ちやすい |
| ランチ帯・土曜の昼 | ◎ | 会費を抑えられ、子育て中のメンバーも参加しやすい |
| 1月（新年会に振り替え） | ◎ | 店も空き、会費も下がる。忘年会にこだわらないなら有力 |
金曜を外すのがいちばん簡単な打ち手です。「忘年会は金曜」という思い込みを外すだけで、店の選択肢も価格も改善します。案内の一文に「今年は水曜開催です。金曜は各所の忘年会と重なるためご了承ください」と理由を書いておけば、不満はほとんど出ません。
12月がどうしても組めないときは、1月の新年会に振り替える判断も現実的です。進め方は新年会の企画にまとめています。
二段階の日程調整：先に上長、あとで全員
全員に同時に候補日を投げると、後から上長や他部署の予定が出てきて組み直しになります。先に少人数、あとで全員の二段階に分けると、この事故が防げます。
第2段階で全員に投げるときは、候補を3〜4日に絞った状態にします。候補が少ないので回答も速く、1週間の締切で十分に集まります。「上長と店の都合で、この4日から選んでいます」と背景を一行添えておくと、候補が少ないことへの不満も出ません。
出欠を集めるときは、誰が未回答かが分かる形にしておくと催促が楽になります。登録不要で出欠表を作れるAttoのような無料の道具を使えば、URLを1本配るだけで済み、参加者にもアカウント登録を求めずに済みます。
そのまま使える案内メール文例
第1段階：上長・キーパーソンへ（10月中旬）
◯◯部長
お疲れさまです。今年の忘年会の幹事を担当する◯◯です。 会場の確保を先に進めたいため、先にご予定を伺えればと思います。
下記のうち、ご都合が悪い日を教えていただけますでしょうか。 ・12/3(水) / 12/4(木) / 12/10(水) / 12/11(木) / 12/17(水)
◯月◯日(◯)までにお知らせいただけると、店の仮押さえに間に合います。 例年どおり◯◯名・お一人◯,◯◯◯円程度を想定しています。
第2段階：全員へ（11月上旬）
件名：【出欠確認】部の忘年会（11/14まで）
お疲れさまです。幹事の◯◯です。 今年の忘年会の日程を決めます。出欠表から都合をお知らせください。
▼出欠表（1分で入力できます） ＜URL＞
・候補：12/3(水) / 12/10(水) / 12/11(木) / 12/17(水) ・時間：19:00〜21:00 を予定 ・場所：◯◯駅周辺（候補の店を2件押さえています） ・会費：5,000円前後の見込み ・締切：11月14日(金) 18時 ・いちばん人数が集まる日に決めます
今年は各所の忘年会と重なる金曜を外し、水曜・木曜で調整しています。 行けない日は×のままで構いません。参加できない方も回答だけお願いします。
確定の連絡（11月中旬）
件名：【確定】忘年会は12/10(水) 19時 ◯◯にて
お疲れさまです。幹事の◯◯です。忘年会の日程が決まりました。
・日時：12月10日(水) 19:00〜21:00（18:45 集合） ・場所：◯◯（◯◯駅 徒歩3分） ・会費：5,000円（当日、受付でお預かりします）
12/11も同数でしたが、店の空きの都合で12/10としました。 **人数の変更は12/7(日)までにご連絡ください。**それ以降はキャンセル料が発生するため、 会費をお預かりすることになります。
最後の一文が重要です。キャンセル料の発生日を先に共有しておくと、直前のドタキャンが減り、万一のときも「決めておいたとおり」で処理できます。幹事が個別に判断して立て替える事態を避けられます。
案内文そのものの書き方は忘年会の案内文 例文に、幹事の仕事全体は忘年会の幹事がやることリストにまとめています。
決まったあとにやること
- 仮押さえしていた他の店をキャンセルする（期限内に。忘れやすい）
- 確定版の案内を全員に再送する（候補日の案内とは別に、確定と分かる件名で）
- 店の人数変更期限とキャンセル料の発生日を全員に共有する
- 会費の集め方を決める（当日集金か事前か。当日なら釣り銭を用意）
- 挨拶・乾杯・締めを依頼する（遅くとも1週間前まで）
- 当日の連絡先を告知する（遅れる人の連絡先が分からないと店で待たされます）
- 開催3日前に最終人数を店へ連絡する
挨拶を誰に何分お願いするかは忘年会の挨拶 例文集にまとめています。依頼は日程が確定した時点で動き出すと、相手も準備ができます。
よくある質問（FAQ）
Q. 忘年会の準備はいつから始めればよいですか？ A. 20〜30人規模なら10月上旬の店の問い合わせが目安です。12月の金曜夜は早い店で9〜10月から予約が入り始めるため、11月に入ってから探すと選択肢がかなり狭くなります。10人以下であれば2〜3週間後ろにずらせます。
Q. 希望の日に店が取れませんでした。どうすればよいですか？ A. まず曜日を動かします。金曜を水曜・木曜に変えるだけで空きが出ることが多く、価格も下がります。それでも取れない場合は、ランチ帯・土曜昼、あるいは1月の新年会への振り替えを検討します。日程を先に固定して店だけを探し続けるのが、最も行き詰まりやすいパターンです。
Q. 全員が参加できる日がありません。 A. 20人を超えると全員が参加できる日はまず出ません。「最多票の日に決めます」と最初に伝えておけば、参加できない人も納得します。部署が複数にまたがる場合は、無理に1回にまとめず部署ごとに分けたほうが、結果的に参加率も満足度も上がります。
Q. 12月ではなく1月に開催してもよいですか？ A. 問題ありません。むしろ店が空いていて会費も抑えられるため、規模が大きいほど有利です。名目を新年会に変えるだけで、内容は同じで構いません。年末は業務が立て込む部署も多く、1月のほうが参加率が上がることもあります。
Q. 欠席になった人からも会費を取るべきですか？ A. 店のキャンセル期限を過ぎてからの欠席は、原則として会費をいただく形にします。ただしこれは案内の時点で伝えてある場合のみ成立します。事後に請求すると必ず揉めるので、確定連絡の中に「◯月◯日以降のキャンセルは会費をお預かりします」と書いておいてください。
