飲み会の日程調整のやり方｜候補日の出し方と決まらないときの決め方
結論：日程調整は「候補5〜7・幅2週間・締切3日」で決まる
飲み会の日程がなかなか決まらないのは、参加者が非協力的だからではありません。幹事の出し方が、答えにくい形になっていることがほとんどです。次の4点を押さえるだけで、たいていは3日で決まります。
- 候補日は5〜7個。多すぎると回答率が下がります（後述）
- 候補の幅は2週間以内。1か月先まで並べると予定が読めず、答えが保留になります
- **締切は「3日後の◯曜◯時」**と日時で切る。「なるべく早めに」は締切ではありません
- 決まらないときの決め方を先に宣言しておく。「多数決で決めます」と最初に書いておけば、後から揉めません
この記事では、候補日の作り方、返事を集める文面、意見が割れたときの決め方までを順にまとめます。
候補日の出し方：多く出すほど決まらなくなる
幹事がよかれと思ってやりがちなのが、候補日をたくさん出すことです。選択肢が多いほど誰かの都合に合うはず、という発想ですが、実際には逆に働きます。
候補が15個並んだ出欠表を渡された側は、自分の予定表と1つずつ突き合わせる作業が発生します。この「面倒くささ」が、そのまま後回し＝未回答になります。しかも回答が集まっても、票が分散して決め手を欠きます。
| 候補の数 | 起きやすいこと |
|---|---|
| 3個以下 | 全員が×になり、出し直しになる |
| 5〜7個 | 答えるのが1〜2分で済み、票も割れにくい |
| 10個以上 | 回答が後回しになる。集まっても票が分散して決められない |
幅も同じです。今日から2週間先までに絞ると、多くの人は予定が確定していて即答できます。1か月以上先を並べると「まだ分からない」が増え、結局もう一度聞くことになります。
曜日の組み方は、金曜だけに寄せないのがコツです。金曜は他の予定と競合しやすいので、木曜・水曜を2〜3日混ぜておくと、意外にそちらで決まります。
「参加できる日」より「参加できない日」を埋めてもらう
出欠表の入力欄が、最初から全部「○」になっているものと、全部「×」になっているものがあります。地味な違いに見えますが、埋まる速さが変わります。
多くの人にとって、都合がつく日より、つかない日のほうが少ない——というのは実は逆で、平日の夜は先約や家庭の予定で埋まっていることが多く、○を付けられる日のほうが少数です。そのため既定を全部×にしておき、行ける枠だけを○に変えてもらうほうが、押す回数が減って回答が速くなります。
これは細かい話ですが、20人に配れば20人ぶんの手間の差になります。使うツールを選ぶときに、この入力の初期値がどちらかを見ておくと失敗しません。
集め方：LINEに投げるだけでは集まらない
グループLINEに「みんないつ空いてる？」と投げるのが最も手軽ですが、これがいちばん集まらない方法です。理由は3つあります。
- 誰が答えて誰が答えていないか分からない。幹事が数えられないので、催促もできません
- メッセージが流れる。別の話題が入ると、さかのぼって答える人はほぼいません
- 先に答えた人に引っ張られる。「自分もそれで」が続き、実際には都合が悪い人が黙ります
出欠表のURLを1本配って、そこに書き込んでもらう形にすると、この3つが同時に解決します。誰が未回答かが一目で分かるので、催促も「まだの方はご記入ください」と全体に1回言うだけで済みます。
登録不要で出欠表を作れるものを使えば、参加者にアカウントを作らせずに済みます。Attoの出欠表は候補日を並べてURLを配るだけで、相手も登録なしで○△×を返せます。
そのまま使える声かけ文例
候補日を配るときの文面です。締切と、決め方と、決定の連絡方法の3つが入っていれば十分です。
お疲れさまです。◯◯です。 来月の飲み会の日程を決めたいので、都合のつく日を教えてください。
▼出欠表（1分で入力できます） ＜URL＞
・候補：9/8(月)〜9/19(金) の中から6日 ・締切：9/3(水) 21時まで ・いちばん人数が集まる日に決めます（同数のときは早いほうの日にします） ・決まったらこのグループでお知らせします
全部×でも大丈夫です。行ける日だけ○を付けてください。
ポイントは最後の一文です。「全部×でも大丈夫」と書いておくと、行けない人も回答してくれます。行けない人の×も、幹事にとっては同じ価値の情報です。無回答が減るだけで、決めるまでの時間がはっきり短くなります。
決まらないときの決め方
票が割れたときに幹事が止まってしまうのは、決め方を決めていないからです。次の順で機械的に処理します。
大事なのは、全員が参加できる日を探しにいかないことです。10人を超えると全員が○の日はまず出ません。「最多票で決める」と最初に宣言しておけば、参加できない人も納得しますし、幹事が誰かに気を遣って決めきれない状態を避けられます。
決めたあとは、決まらなかった候補日にも触れると丁寧です。「9/12も同数でしたが、店の空きで9/10にしました」の一言があるだけで、落選した日に○を付けた人の気持ちが収まります。
よくある失敗と直し方
| よくある失敗 | 何が起きるか | 直し方 |
|---|---|---|
| 「いつがいいですか？」と聞く | 自由回答は集計できず、バラバラの日付が返ってくる | 候補日を提示して○×で答えてもらう |
| 候補を15個出す | 面倒で後回しにされ、票も分散する | 5〜7個に絞る |
| 締切を書かない | 締切がないものは最後まで回答されない | 「◯/◯(水) 21時まで」と日時で切る |
| 決め方を書かない | 割れたときに幹事が決められず、日程が空中に浮く | 「最多票で決めます」と先に書く |
| 決定を口頭やその場だけで伝える | 聞いていない人が当日来ない | 決定は文字で、全員に届く場所に流す |
| 1人の「その日は無理」で組み直す | 何度もやり直しになり、幹事が疲弊する | 最多票を原則にし、例外は主賓のみ |
最後の行は、幹事がいちばん抱え込みやすいところです。1人の都合で全体を組み直すと、次は別の1人が言い出します。原則を先に決めておくのは、参加者のためというより幹事自身を守るためです。
店の予約はいつ押さえるか
日程が決まってから店を探すのが基本ですが、混む時期は逆になります。金曜夜や12月は、日程を決め終えたころには希望の店が埋まっています。
- 通常期（1〜10月の平日）：日程確定 → 当日の1〜2週間前に予約で間に合います
- 金曜夜・年度末：候補日の段階で2〜3店に空きを確認し、空いている日だけを候補に出します
- 12月の忘年会：候補日より先に店を仮押さえします。順序が逆になるので、忘年会の日程調整に手順を分けてまとめました
予約時に必ず聞いておきたいのが、人数変更とキャンセルの期限です。「3日前まで人数変更可」なら、それが出欠の最終締切になります。この日付を参加者に共有しておくと、締切が幹事の都合ではなく事実になり、回答が速くなります。
段取り全体の流れは飲み会の幹事完全ガイドに、出欠管理に使える道具の比較はイベントの出欠管理アプリにまとめています。
幹事の段取りチェックリスト
- 候補日を5〜7個、2週間以内の幅で用意した
- 金曜以外の曜日を2〜3日混ぜた
- 出欠表のURLを1本作った（誰が未回答か分かる形にした）
- 締切を「◯/◯(◯) ◯時」と日時で書いた
- 「最多票で決めます」と決め方を先に伝えた
- 「全部×でも回答してください」と添えた
- 店の人数変更・キャンセルの期限を確認した
- 決定を文字で全員に流した
よくある質問（FAQ）
Q. 候補日は何日くらい出すのがよいですか？ A. 5〜7個が目安です。3個以下だと全員×になって出し直しになり、10個以上だと回答が後回しにされたうえ票が分散します。幅は今日から2週間以内に収めると、予定が確定していて即答してもらえます。
Q. 何日待っても返信しない人がいます。どうすればよいですか？ A. 締切の前日に全体へ1回だけ声をかけ、締切を過ぎたら未回答は欠席として扱うのが原則です。これは最初の案内に書いておくと角が立ちません。個別に何度も催促すると、幹事の負担が増えるだけで回答率はあまり変わりません。催促の文面は出欠確認メールの例文にまとめています。
Q. 決まったあとに「その日は行けない」と言われました。 A. 原則は変更しません。変更すると、次はまた別の人から同じ申し出が出ます。「今回は都合が合わず残念ですが、次回はぜひ」と伝えて、次の会の候補日を出すときにその人の都合を先に聞くほうが建設的です。主賓や、その人がいないと会が成立しない場合だけ例外にします。
Q. 人数が多いと全員が参加できる日がありません。 A. 20人を超えると全員○の日はまず出ません。最初から「最多票の日に決めます。参加できない方は次回に」と伝えておくのが現実的です。どうしても全員に会いたい場合は、日を分けて2回開くほうが結果的に集まります。
Q. オンラインの飲み会でも同じ進め方でよいですか？ A. 候補日の出し方は同じですが、締切は短くて構いません。会場の予約が要らないぶん、直前でも成立します。ただし開始時刻の合意は対面より重要です。「21時開始・23時終了」と終わりの時刻まで先に決めておくと、だらだら続かずに済みます。
