忘年会の案内文 例文｜社内メール・LINE・往復はがきのテンプレつき
結論：忘年会の案内文は「7項目 × 2〜3週間前 × 締切明記」で決まる
案内文で迷うポイントは文章のうまさではなく、必要な情報が漏れていないかです。次の4点を守れば十分です。
- 必ず入れる7項目（日時・場所・会費・締切・出欠の返信先・任意参加の明記・幹事の連絡先）
- 送るのは開催の2〜3週間前、出欠の締切は開催1週間前に設定する
- 件名に日付と締切を入れる（開封率と返信率が変わる）
- 参加を強制しない一文を入れる（「ご都合のつく方は」等）
以下、送信手段別のそのまま使える例文と、締切の設計、催促の文例までまとめます。
案内文に必ず入れる7項目
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 日時 | 曜日と開始・終了時刻まで（例: 12月12日（金）19:00〜21:00） |
| 場所 | 店名＋最寄駅からの所要時間。地図リンクがあると親切 |
| 会費 | 金額と集金方法（当日現金／事前振込／会社補助の有無） |
| 出欠の締切 | 日付を明記。「○日（○）まで」 |
| 返信先 | フォーム・チャット・メールのいずれか1つに集約する |
| 参加は任意である旨 | 「ご都合のつく方は」の一文 |
| 幹事の連絡先 | 当日の遅刻・欠席連絡の宛先 |
返信先を複数用意すると集計が分散して幹事が消耗します。回答は1か所に絞るのが鉄則です。
例文1：社内メール（もっとも汎用的）
件名：【12/12(金)】忘年会のご案内（出欠は12/5まで）
各位
お疲れさまです。幹事の○○です。 今年も一年の労をねぎらう場として、下記のとおり忘年会を開催します。
・日時：12月12日（金）19:00〜21:00 ・場所：○○（△△駅 徒歩3分） ・会費：5,000円（当日集金／一部会社補助あり） ・出欠：12月5日（金）までに下記よりご回答ください ▼回答はこちら （フォームのURL）
ご都合のつく方はぜひご参加ください。参加は任意です。 アレルギーや苦手な食材がある方は、回答時に備考へご記入ください。
幹事：○○（連絡先：内線○○／△△@example.com）
例文2：社内チャット（短く・要点だけ）
【忘年会のご案内】12/12(金) 19:00〜／○○（△△駅3分）／会費5,000円 出欠は 12/5(金) までに下のフォームからお願いします 🙏 （フォームのURL） ご都合のつく方でOKです。アレルギーは備考欄へどうぞ。
チャットは長文が読まれません。1行目に日時・場所・会費、2行目に締切と回答先の構成にします。
例文3：LINE（友人・サークル向け）
今年もおつかれさま！忘年会やります🍻 12/12(金) 19時〜／○○（△△駅すぐ）／会費5,000円くらい 来られる人は 12/5 までに教えてください〜 遅れて参加もOKです！
例文4：往復はがき（同窓会・OB会など改まった場）
拝啓 師走の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、本年も恒例の忘年会を下記のとおり開催いたします。ご多用の折とは存じますが、ぜひご参加くださいますようご案内申し上げます。 敬具
記 日 時 12月12日（金）19時〜21時 場 所 ○○（△△駅より徒歩3分） 会 費 5,000円（当日受付にて申し受けます） お手数ながら12月5日までにご返信ください 以上
送信タイミングと締切の設計
| タイミング | やること |
|---|---|
| 3〜4週間前 | 店を仮予約。候補日を関係者に確認 |
| 2〜3週間前 | 案内文を送信（この記事の例文） |
| 1週間前 | 出欠の締切。未回答者に個別リマインド |
| 3日前 | 店へ最終人数を連絡（多くの店の期限） |
| 前日 | 参加者へリマインド（時間・場所の再送） |
締切を開催直前にすると店への人数連絡に間に合いません。店の人数確定期限から逆算して締切を決めます。
返事が来ないときの催促文
締切の2〜3日前に、未回答者にだけ個別で送ります。全体宛に何度も送ると回答済みの人にノイズになります。
お疲れさまです。忘年会の出欠、12/5(金) までにご回答をお願いできますでしょうか。 ご欠席でも構いませんので、可否だけ教えていただけると助かります。 （フォームのURL）
「欠席でもいいので返事だけほしい」と明示すると回答率が上がります。人数の集計と前日のリマインド送信をまとめて済ませたい場合は、Attoのような無料の招待ページ・出欠管理サービスを使うと、案内の配布から集計・リマインドまで1か所で完結します。
幹事の全体の段取りは忘年会の幹事マニュアル、当日の挨拶の言い方は忘年会の挨拶 例文集にまとめています。年明けの会も担当する場合は新年会の企画ガイドもあわせてご覧ください。
会費を事前に集める場合の書き方
当日集金ではなく事前徴収にすると、欠席時のキャンセル料負担が明確になります。案内文には次の3点を追記します。
・会費：5,000円（○月○日までに下記へお振込みください） 振込先：○○銀行 △△支店 普通 1234567 ○○（幹事名） ・キャンセル規定：12月9日（火）以降のキャンセルは、店のキャンセル料が発生するため会費の返金ができません。あらかじめご了承ください。
キャンセル規定は店の規定日をそのまま書くのが揉めないコツです。「○日以降は○%」と店の条件を確認して転記します。
欠席者へのフォロー文例
欠席の返信をもらったら、ひと言返すだけで次回の参加率が変わります。
ご連絡ありがとうございます。承知しました。またの機会にぜひご一緒できれば嬉しいです。当日の写真は後日共有しますね。
案内文でよく抜ける項目
| 抜けやすい項目 | 書かないと起きること |
|---|---|
| 終了時刻 | 終電を気にする人が参加を見送る |
| 会費の集金方法 | 当日に現金を持たない人が困る |
| 服装の指定 | ドレスコードのある店で当日に困る |
| 店の電話番号 | 遅刻者が店にたどり着けない |
| 幹事の当日連絡先 | 直前の欠席連絡が届かない |
送信前チェックリスト
- 件名に日付と締切を入れた
- 日時に曜日と終了時刻を書いた
- 会費と集金方法を明記した
- 回答先を1つに絞った
- 参加が任意であることを書いた
- アレルギー・苦手な食材の確認欄を用意した
- 当日の連絡先（幹事）を書いた
よくある質問（FAQ）
Q. 忘年会の案内はいつ送ればよいですか？ A. 開催の2〜3週間前が目安です。12月は予定が埋まりやすいため、繁忙期の職場では1か月前に「日程だけ先に押さえてください」と予告し、詳細を2〜3週間前に送る二段構えが有効です。
Q. 会費はいくらと書けばよいですか？ A. 飲み放題付きのコースで5,000円前後が一般的な目安です。会社補助がある場合は「会費5,000円（うち会社補助3,000円）」のように内訳を書くと納得感が出ます。金額が未確定なら「5,000円程度を予定」と幅を持たせて書きます。
Q. 参加を強制していると受け取られないか心配です。 A. 「参加は任意です」「ご都合のつく方は」の一文を必ず入れてください。加えて、欠席理由を尋ねない・欠席者リストを共有しないことも大切です。回答フォームでも欠席理由は任意項目にします。
Q. 出欠の返事が集まらないときはどうすればよいですか？ A. 締切の2〜3日前に、未回答者だけへ個別に連絡します。全体宛の再送は回答済みの人には不要な通知になります。「欠席でも構わないので可否だけ」と伝えると返信のハードルが下がります。
Q. 案内文に二次会のことは書くべきですか？ A. 予定しているなら書いておくと親切です。「二次会は21時ごろから近隣で予定（参加自由）」程度で構いません。確定していない場合は当日の案内でも問題ありませんが、終電を気にする人のために終了時刻だけは明記してください。
