忘年会の出欠確認｜締切の逆算表と文例5本

結論：忘年会の出欠確認は「店の人数確定日」から逆算する

忘年会の出欠確認で困るのは、聞き方より締切が遅すぎることです。店に人数を伝える日が先に決まっているので、出欠の締切はそこから逆算して決めます。

進め方は次の5つです。

1. 店に「人数の確定はいつまでか」を聞く — 12月は「7日前まで」など、普段より早い店があります
2. 締切は人数確定日の2営業日前に置く — 未回答の人に確認する時間を残します
3. 回答の選択肢を先に決める — 「未定」「遅れて参加」をどう数えるかを決めてから案内します
4. 上司・役員には全体の案内より先に個別に聞く — 全体宛の催促を上の人に送らずに済みます
5. 締切後の変更は幹事に個別に連絡してもらう — 受け方を案内に1行書いておきます

この記事では、集め方の選び方、回答ごとの人数の数え方、2026年12月の日付で出した逆算表、そのまま使える文例5本をまとめます。案内文の全文は忘年会の案内文 例文に、段取り全体は忘年会の幹事がやることリストにあります。

出欠の集め方を決める

まず、何で出欠を集めるかを決めます。選ぶときに見るのは「誰がまだ答えていないかが分かるか」です。催促の手間はここで決まります。

20人を超える会や、部署をまたぐ会はフォームが楽です。フォームで集めるなら、Attoのような無料の出欠管理サービスを使うと、案内ページと出欠の集計、参加者へのリマインドを1か所でまとめられます。

どの方法でも、聞くことは名前・出欠・食事の配慮の3つを基本にします。二次会や会費の支払い方法は、必要なときだけ足します。

回答の選択肢と、店に伝える人数

「参加」「不参加」だけで聞くと、「遅れて行きます」「最初だけ出ます」といった返事が個別に届き、幹事が一人ずつ判断することになります。よく出る返事は選択肢に入れ、店に何人と伝えるかを先に決めておきます。

遅れて参加する人や、お酒を飲まない人の料金をどう扱うかは店によって違います。予約のときに「途中から来る人がいる場合」「飲み放題を一部の人だけ外せるか」を聞いておくと、会費の案内で迷いません。

「未定」は選択肢に入れたほうが、返事そのものは早く集まります。ただし、未定の人には締切の前に一度だけ確認する前提で入れます。確認しないまま締切を迎えると、店に伝える人数が決まりません。

締切の逆算表（2026年12月）

締切と催促の日は、次の3つの決まりで出せます。

• 締切 = 店に人数を伝える日の2営業日前
• 催促（未回答の人だけ） = 締切の2営業日前
• 案内を送る日 = 締切の2週間前

2026年12月の金曜開催で計算すると、次のようになります。土日を挟む日はその前の平日に寄せています。12月の該当する日に祝日はありません。

店の人数確定が3日前の場合

店の人数確定が7日前の場合

7日前の店で12/11(金)に開くなら、案内は11月18日には出す必要があります。11月の上旬に店と日程が決まっていないと間に合わないので、日程の決め方は忘年会の日程調整も合わせて見てください。

締切の日付には曜日を書きます。「12/4」だけだと、読む人によって「4日の朝まで」「4日中」と受け取り方が分かれるので、「12月4日(金) 18時まで」のように時刻まで書くと確実です。

文例5本：上司への聞き方から店への連絡まで

社内の忘年会で幹事が気をつかうのは、上司や年長の人への聞き方です。全員に同じ催促を送ると、上の人には「急かされた」と受け取られることがあります。次の順で聞くと、全体宛の催促を減らせます。

• 上司・役員には、全体の案内より先に個別に聞く
• 欠席の理由は聞かない。「欠席」と分かれば十分です
• 回答の一覧は全員に見せない。誰が欠席かが見えると、断りにくい人が出ます
• 全体宛の再送は1回まで。それ以降は未回答の人に個別に送ります

文例1：出欠フォームの冒頭

今年の忘年会の出欠をお知らせください。参加は自由です。欠席の理由は書かなくて大丈夫です。 ・日時：12月18日(金) 19:00〜21:00 ・締切：12月11日(金) 18時まで ・締切の時点で「未定」のままの方は、欠席として店に人数を伝えます ・締切後の変更は、幹事の○○まで個別にご連絡ください

文例2：上司・役員に先に聞く

○○部長、お疲れさまです。12月18日(金)に部の忘年会を予定しています。全体へのご案内の前に、ご都合だけ先に伺えますでしょうか。乾杯のご挨拶もお願いできればと考えています。

挨拶をお願いする相手には、出欠と一緒に頼むと二度手間になりません。

文例3：「未定」の人に確認する

お疲れさまです。忘年会の出欠、いまは「未定」でいただいています。店に人数を伝える都合で、12月11日(金)の18時までにどちらかお知らせいただけると助かります。決まらない場合は欠席として扱いますので、気にせずお知らせください。

返事が来ない人への一般的な催促文は忘年会の案内文 例文の「返事が来ないときの催促文」にあります。

文例4：締切後の変更に返す

締切のあとも、参加の追加や欠席の連絡は必ず来ます。受け方を決めておけば、その都度考えずに済みます。

参加したいと言われたとき:

ご連絡ありがとうございます。店に1名追加できるか確認して、今日中にお返事します。

欠席の連絡が来たとき:

ご連絡ありがとうございます。承知しました。会費の扱いは、ご案内のとおり12月15日(火)以降の欠席はご負担をお願いしています。

追加は店に確認してから返事をします。席が足りないこともあるので、先に「大丈夫です」と答えないようにします。欠席した人の会費の扱いは、案内の時点で決めておく必要があります。決め方と案内に書く文面は忘年会の会費の決め方の「当日欠席・ドタキャンの会費をどうするか」にまとめています。

文例5：店に人数を伝える

いつもお世話になっております。12月18日(金) 19時から○○の名前で予約している△△です。人数が確定しましたのでご連絡します。 ・人数：24名（うち2名は19時半ごろの到着です） ・お酒を飲まない方：3名 ・食事の配慮：えびのアレルギーが1名 以降の変更は、決まりしだいこちらからご連絡します。

電話で伝えた場合も、同じ内容をメールで送って記録を残しておくと、当日の行き違いを防げます。

集計表の作り方と、送る前のチェックリスト

フォームを使わない場合は、名簿を元に次の列で表を作ります。未回答の人が空欄で見えるので、催促の相手がすぐ分かります。

案内を送る前に、次の項目を確かめます。

• 店に人数の確定日と、それ以降の変更の扱いを聞いた
• 締切を人数確定日の2営業日前に置き、曜日と時刻まで書いた
• 「未定」のまま締切を迎えた人の扱いを書いた
• 遅れて参加・途中で帰る人の数え方を決めた
• 上司・役員には全体の案内より先に聞いた
• 回答の一覧が全員から見えない設定にした
• 締切後の変更の連絡先と、欠席したときの会費の扱いを書いた
• 催促の日をカレンダーに入れた

よくある質問（FAQ）

Q. 締切を過ぎても返事がない人はどうすればよいですか？ 締切の翌朝に、その人だけに個別で一度連絡します。「本日中にお返事がなければ欠席として店に人数を伝えます」と期限を添えると、それ以上追いかけずに済みます。全体のグループで名前を出して催促するのは避けます。

Q. 欠席の理由は聞いたほうがよいですか？ 聞かなくて大丈夫です。人数の確定に必要なのは出欠だけです。理由の欄があると、欠席する人が書く内容に迷って回答が遅れることもあります。

Q. 誰が参加するかを全員に見せてもよいですか？ 社内の忘年会では見せないほうが無難です。参加者の顔ぶれを見て決めたい人もいますが、欠席が目立つと断りにくくなります。参加人数だけを途中で共有する方法なら、様子を知りたい人にも応えられます。

Q. 締切後に「やっぱり参加したい」と言われたら？ 店に席と料理を追加できるか確認してから返事をします。人数確定日を過ぎていても、早めに連絡すれば対応してくれる店はあります。断る場合は、二次会からの参加を案内すると角が立ちません。

Q. 上司が出欠の返事をくれないときは？ チャットやメールではなく、席に行って直接聞くのがいちばん早いです。それが難しければ、「店に人数を伝える都合で、明日の昼までに伺えますか」と、理由と時刻を添えて個別に送ります。全体宛の催促に上司を含めないようにすると、気まずさを避けられます。