送別会の幹事がやること｜逆算表と案内文例2本
結論：送別会の幹事は「主役の最終出社日」から逆算する
送別会の段取りは、普通の飲み会とほとんど同じです。違うのは、主役の最後の日が決まっていて、後ろへずらせないことです。先に確かめるのは店ではなく、主役の最終出社日です。
進め方は次の5つです。
- 主役に最終出社日と希望を聞く — 退職日ではなく、最後に出社する日を確かめます
- 参加の範囲を決める — 部署内か、他部署まで声をかけるかを上長と決めます
- 店と日程を押さえる — 最終出社日の当日は避け、数日前に置きます
- 会費は主役の分と贈り物を含めて割る — 店の単価のまま案内すると足りなくなります
- 案内は参加者用と主役用の2通に分ける — 主役には費用を書きません
この記事の日数と金額は、段取りを組むための例です。調査の結果や相場の数字ではありません。会社の慣習があれば、そちらを優先してください。
案内ページ・出欠の集計・前日のリマインドは、無料のAttoでまとめて用意できます。
無料でイベントページを作る最初に主役へ確認する5つ
幹事を任されたら、店を探す前に主役へ声をかけます。主役と親しくない場合は、主役と親しい人に代表幹事を頼むと確認が進めやすくなります。表向きの音頭は代表幹事に任せ、予約や集金などの実務を自分が受け持つ形です。
| 聞くこと | 聞く理由 |
|---|---|
| 最終出社日 | 有給休暇をまとめて取る人は、退職日より前に最後の出社が来る |
| 都合の悪い日 | 引き継ぎや挨拶回りで、夜が空いていない日がある |
| 声をかけてほしい人 | 他部署や以前の上司の呼び漏れを防ぐ |
| お酒と食事の希望 | 飲まない人の会で飲み放題を中心にしなくて済む |
| 会社の人に伝えてよい範囲 | 退職の理由や次の勤め先は、本人しか判断できない |
送別会そのものを望まない人もいます。「少人数の昼食のほうがいい」と言われたら、その形に合わせます。主役のための会なので、開くかどうかから相談して構いません。
理由によって、気をつける点も変わります。
| 場面 | 案内で気をつけること | 段取りの違い |
|---|---|---|
| 異動 | 社内で発表されてから声をかける | 異動の時期が重なると店が取りにくい。複数人の合同にするかを先に決める |
| 退職（転職など） | 理由と次の勤め先は書かない | 周囲に伝える時期を本人と合わせる |
| 定年退職 | 勤続年数を書くなら本人に確認する | 他部署や退職者にも声をかけることがあるので、案内を早めに出す |
最終出社日から逆算する段取り表
最終出社日の当日は、荷物の整理や挨拶で主役の予定が読めません。当日の夜は避け、2〜5日前に置くと安全です。
| 時期の目安 | やること | 決まるもの |
|---|---|---|
| 4週間前 | 主役に確認し、参加の範囲を上長と決める | 日程の候補、人数の見込み |
| 3週間前 | 店を予約し、経費が使えるかを上長に確認する | 日時、店、1人の単価 |
| 3週間前 | 参加者用と主役用の案内を送る | 出欠の期限 |
| 2週間前 | 贈り物の予算を決め、挨拶と司会を頼む | 会費、役割 |
| 1週間前 | 出欠を締め切り、人数を店に伝える | 確定の人数 |
| 3日前 | 贈り物と寄せ書きを受け取り、未回答の人に個別に連絡する | 当日の持ち物 |
| 当日 | 主役の開始時刻を再確認し、先に店へ入る | — |
年度末や年末は店が取りにくいので、人数が固まる前に仮で予約しておきます。キャンセルの期限は予約の時点で聞いておきます。店の押さえ方は飲み会の幹事完全ガイドが参考になります。
会費の決め方｜主役の分と贈り物を含めて割る
送別会の主役は、会費を払わない形が多く見られます。すると、店の単価と会費は同じ金額になりません。次の式で計算します。
1人の会費
＝（店の単価 × 全員の人数 ＋ 贈り物代）÷ 払う人数
12人が参加し、主役が1人の例です。店の単価は5,000円、花束と贈り物は合わせて10,000円とします。
| 項目 | 計算 | 金額 |
|---|---|---|
| 店の支払い | 5,000円 × 13人 | 65,000円 |
| 花束と贈り物 | — | 10,000円 |
| 合計 | — | 75,000円 |
| 1人の会費 | 75,000円 ÷ 12人 ＝ 6,250円 | 6,500円に切り上げ |
切り上げると3,000円余ります。当日の追加の注文やキャンセルの穴埋めに使い、残ったら等分して返します。余りの扱いは案内に書いておくと、あとで聞かれません。
贈り物は当日の集金より先に買うので、代金は誰かの立て替えになります。立て替える人を決めるか、贈り物の分だけ先に集めます。
役職で差をつけるなら、合計から逆に割ります。
| 区分 | 人数 | 1人の会費 | 小計 |
|---|---|---|---|
| 上長 | 2人 | 9,000円 | 18,000円 |
| その他 | 10人 | 6,000円 | 60,000円 |
| 合計 | 12人 | — | 78,000円 |
差をつけるかどうかは、幹事だけで決めません。上長に確認してから案内します。主役が2人以上いる会は、払う人の負担が大きくなります。単価か贈り物の予算を先に下げて計算し直します。
欠席する人から贈り物代を集めるかも迷う点です。集めるなら金額を固定せず、「気持ちのある方だけ」と任意にします。贈り物の選び方は送別会のプレゼントにまとめています。
案内文の例文2本｜参加者用と主役用
案内は2通に分けます。主役には費用を書かず、主役として招く文面にします。
参加者用
件名：○○さんの送別会のご案内（△/△まで）
皆さま
○○さんが△月△日で最終出社となるため、
送別会を開きます。
日時：△月△日（△）19:00〜21:00
場所：店名（住所・地図のURL）
会費：6,500円（花束と贈り物の代金を含みます）
支払い：当日、受付で現金
△月△日までに、参加か不参加かを
このメールに返信してください。
会費の余りが出たら、後日お返しします。
※ご本人に費用の話は伝わらないように
お願いします。
幹事：氏名（内線）
主役用
件名：送別会のご案内
○○さん
これまでのお礼に、送別会を開かせてください。
日時：△月△日（△）19:00〜21:00
場所：店名（住所・地図のURL）
当日は手ぶらでお越しください。
苦手な食べ物があれば教えてください。
幹事：氏名
返信がメールとチャットに散らばると、人数の集計で手間取ります。他部署や社外の人にも声をかける会は、Attoのような無料のツールで案内ページを作り、出欠を1か所に集める方法もあります。返事が来ない人への連絡は出欠確認メールの例文を使えます。
当日の進行とチェックリスト
送別会で削ってはいけないのは、主役の挨拶の時間です。歓談が盛り上がるほど後ろが押すので、贈呈と主役の挨拶は早めの時刻に置きます。
| 時刻 | 内容 | 話す人 |
|---|---|---|
| 18:45 | 受付、会費の集金 | 幹事 |
| 19:00 | 開会の言葉 | 幹事 |
| 19:02 | 代表の挨拶と乾杯 | 上長 |
| 19:10 | 歓談、食事 | — |
| 20:15 | 送る側の言葉 | 親しい同僚 |
| 20:22 | 花束と贈り物の贈呈 | 親しい同僚 |
| 20:25 | 主役の挨拶 | 主役 |
| 20:35 | 締めの言葉、一本締め | 上長の次の立場の人 |
| 20:40 | 退店の案内 | 幹事 |
席は主役を中央に置くと、端の人とも話せます。大人数なら途中で席を移る時間を取ります。司会のセリフは歓迎会の進行の台本を、主役の名前に変えれば使えます。
前日までのチェックリスト
- 店に人数と開始時刻を伝え直した
- 主役の苦手な食べ物を店に伝えた
- 花束の受け取り時刻と保管の場所を決めた
- 寄せ書きが全員分そろった
- 乾杯、送る側の言葉、締めの担当に時刻を伝えた
- 会費のおつり用の小銭を用意した
- 持ち帰り用の袋を用意した
- 欠席する人の一言を預かった
よくある質問（FAQ）
Q. 主役の会費は誰が負担しますか？ 参加者で等分して負担する形が多く見られます。主役が辞退したときは、無理に払ってもらわず「今日は招かせてください」と伝えます。本人が強く希望するなら、一部だけ受け取る形でも構いません。
Q. 送別会はいつ開けばいいですか？ 最終出社日の2〜5日前が組みやすい日程です。有給休暇を取る人は、退職日ではなく最後に出社する日を基準にします。
Q. 主役が複数いるときはどうしますか？ 合同にするなら、挨拶の順番と贈り物の金額を全員そろえます。在籍年数や役職で贈り物の差がつくと、本人にも周囲にも伝わります。挨拶の順番は上長に確認します。
Q. 送別会を断られたらどうしますか？ 無理に開かず、昼食や職場での短い挨拶に変えます。贈り物を渡すだけでも、感謝は伝わります。
Q. 2次会は用意しますか？ 参加は自由にして、幹事が店の候補だけ持っておきます。主役を長く引き止めないように、1次会の締めで「2次会は希望の方のみ」と伝えます。
