歓迎会の進行マニュアル｜司会の台本例つき2時間タイムテーブルと段取り
歓迎会の進行役・司会を任されたら、押さえるべきは「主役が歓迎されたと感じる構成にする」ことと「挨拶の順序を間違えない」ことの2点です。この記事では、2時間の歓迎会を想定したタイムテーブルと、そのまま読める司会の台本例、準備の段取りをまとめます。
結論：歓迎会の進行は「型」に沿えば失敗しない
歓迎会の進行で押さえるポイントは次の5つです。
- 進行は6パート構成（開会→挨拶→乾杯→歓談→主役の自己紹介→締め）
- 挨拶は最上位者、乾杯は2番手が職場の慣例
- 主役の自己紹介は前半に置く（酔いが回る前・全員が聞ける時間帯）
- 司会は「時間管理」と「振り」に徹する（自分が話しすぎない）
- 挨拶役への依頼は遅くとも3日前まで
歓迎会のタイムテーブル（2時間）
| 時間 | パート | 内容 |
|---|---|---|
| 0:00 | 開会 | 司会が開会宣言・趣旨説明（1分） |
| 0:02 | 代表挨拶 | 最上位者から歓迎の言葉（2〜3分） |
| 0:05 | 乾杯 | 2番手の役職者が発声 |
| 0:10〜0:40 | 歓談・食事 | 料理が出そろうのを待つ |
| 0:40〜1:00 | 主役の紹介・挨拶 | 上司からの紹介→本人の自己紹介 |
| 1:00〜1:40 | 歓談・企画 | 質問コーナーや席替えなど |
| 1:40 | 主役へ一言・花束など | 贈り物があればここで |
| 1:45 | 締めの挨拶 | 最上位者または年長者 |
| 1:50 | 閉会・記念撮影 | 二次会の案内も |
挨拶と乾杯の役割分担は歓迎会特有のものではなく、飲み会全般の慣例です。基礎から確認したい人は飲み会の幹事完全ガイドを参照してください。
そのまま使える司会の台本例
開会 「皆さま、本日はお集まりいただきありがとうございます。ただいまより、○○さんの歓迎会を始めます。本日司会を務めます△△です。よろしくお願いいたします。」
代表挨拶への振り 「はじめに、□□部長よりご挨拶をいただきます。部長、お願いいたします。」
乾杯への振り 「続きまして、◇◇課長に乾杯のご発声をお願いいたします。皆さま、お手元のグラスのご準備をお願いします。」
主役の自己紹介への振り 「宴もたけなわではございますが、ここで本日の主役、○○さんにご挨拶をいただきたいと思います。皆さま、大きな拍手でお迎えください。」
締めへの振り 「名残惜しいところですが、お時間が近づいてまいりました。締めのご挨拶を□□部長にお願いいたします。」
閉会 「これをもちまして、○○さんの歓迎会をお開きといたします。○○さん、これからよろしくお願いします。二次会は△△を予定していますので、参加される方は私までお声がけください。」
台本は一言一句読む必要はありません。「振りの一文」だけ手元に控えておけば、あとは自然な言葉で進めて問題ありません。本番前に一度、振りの一文を声に出して読んでおくと、当日の第一声が格段に楽になります。
また、司会が慌てるのはたいてい想定外の場面です。挨拶役が遅刻していたら乾杯と順序を入れ替える、マイクがない会場では手を叩いて注目を集めてから話す、といった対応をあらかじめ想定しておくと落ち着いて進行できます。
主役を輝かせる進行の工夫
歓迎会の満足度は主役の居心地で決まります。次の工夫が効果的です。
- 自己紹介の「お題」を事前に渡す（出身・趣味・前職・意気込みなど3〜4項目）。ノープランで振られるのは主役にとって最大のストレスです
- 質問コーナーを設ける場合は、司会が最初の質問を用意しておき、沈黙を防ぐ
- 席次は主役を上座・役職者の近くに（入口から最も遠い席が上座です）。ただし後半は席替えやフリータイムで若手とも話せる動線を作る
- 主役が緊張しやすいタイプか事前にそれとなく確認しておく。人前が苦手な主役なら、自己紹介はスピーチ形式でなく司会がインタビュー形式で引き出すほうが本人の負担が軽くなります
- お酒が飲めるか・食物アレルギーの有無を事前確認しておく
複数人の歓迎会では、自己紹介を1人2分×人数で見積もり、全体が20分を超えるなら「一問一答形式」に切り替えるとだれません。
当日までの準備チェックリスト
- 主役の予定を最優先で日程を決めた
- お店を予約した（主役の好み・アレルギーを反映）
- 出欠確認を締切付きで実施した
- 挨拶役・乾杯役・締め役に依頼した（3日前まで）
- 主役に自己紹介のお題を伝えた
- 会費を案内した（主役は無料が一般的）
- 花束・記念品を手配した（用意する場合）
- 会場のマイク・音響の有無を確認した
- 前日リマインドを送った
出欠確認とリマインドは、無料ツールに任せると司会準備に集中できます。Attoなら招待ページと出欠フォームが無料で作れて、前日のリマインドメールも自動送信できます。
歓迎会と対になる送別会も担当する場合は、送別会のプレゼント選びが参考になります。歓送迎会として合同開催するなら、送る側→迎える側の順で挨拶を構成するのが慣例です。また、年度初めの歓迎会を新年会と兼ねる場合の企画は新年会の企画の立て方を参照してください。
よくある質問（FAQ）
Q. 挨拶と乾杯はどちらを役職が上の人に頼むべきですか？ 開会の挨拶を最上位者、乾杯の発声を2番手に頼むのが一般的な慣例です。締めの挨拶は最上位者か、组織によっては年長者・ナンバー2が務めます。迷ったら本人たちに事前相談すれば角が立ちません。
Q. 主役の会費はどうすべきですか？ 主役は無料（招待）とし、その分を参加者で割るのが一般的です。案内の時点で「主役分を含めて1人○円」と明示しておくと当日の混乱がありません。
Q. 司会と幹事は分けるべきですか？ 15名を超える会なら分けるのがおすすめです。幹事は受付・集金・お店対応、司会は進行に専念すると、どちらも余裕を持って動けます。少人数なら兼任で問題ありません。
Q. 主役が複数いる場合、自己紹介はどう回せばいいですか？ 1人2分以内を目安に、司会が共通のお題（出身・趣味・意気込み）で一問一答形式にするとテンポよく進みます。5人以上いる場合は歓談中にテーブルを回ってもらう形式も有効です。
Q. 盛り上がる企画を入れたほうがいいですか？ 歓迎会の主目的は主役と参加者の相互理解なので、大がかりな余興は必須ではありません。入れるなら「主役に関するクイズ」など主役を中心にした軽い企画が趣旨に合います。
