賀詞交換会の準備｜実例5件の比較と例文2本

結論：賀詞交換会の準備は「案内を出す日」から逆算する

賀詞交換会は、新年のあいさつを取引先や関係者と交わす会です。社内の新年会と違い、外部の方を招くので、案内の出し方と当日の受付で主催者の印象が決まります。

初めて担当するなら、次の4つを順に決めると抜けが減ります。

1. 開催日と形式 — 公開案内5件の開催日は1月7日〜18日の平日で、時間が分かる4件の所要は60〜120分でした
2. 案内を出す日 — 5件の案内や発表の時期は10月〜12月です。発送日が決まると、会場と名簿の締切も決まります
3. 発注の条件 — 想定人数、確定できる日、取消料の発生日をそろえて会場に見積を取ります
4. 中止や縮小の判断日 — 案内の前に決めておくと、当日までの対応が楽になります

人数が読めないまま発注が進むのが、この仕事で一番悩むところです。下の比較と確認表は、そこを埋めるために作りました。全体の運営体制はイベント運営マニュアルの作り方も参考になります。

公開案内5件の比較：日程・時間・会費の幅

前任者の資料が無いときは、他の団体の案内が相場観の代わりになります。公開されている案内と計画資料から5件を並べました。

5件は年も規模も違うので、平均ではなく幅として読んでください。読み取れることは3つです。

• 受付は開会の15〜30分前に始まる。 記載のある4件のうち、学術団体Aは15分前、ほか3件は30分前でした
• 会費は飲食と会場で大きく変わる。 無料から税込22,000円まで開きがあります
• 案内数と参加者数は別物。 区の計画は案内約6,500人に対して想定約1,000人でした。前年の実績が無いと、案内数から人数は読めません

区の例は感染対策期の計画で、飲食なしで会費を取らない特例です。費用の内訳は全体約750万円のうち、会場設営が約500万円、案内状の印刷・発送が約100万円でした。規模が違っても、設営と案内の費用が別に立つことは同じです。

11月から間に合わせる逆算スケジュール

2027年1月に開く場合の例です。2027年は1月1日が金曜、4日が月曜になります。会場の空きで前後するので、最初に確認してください。

中止の判断日は、案内の前に決めてください。区の別の年の資料には、案内状の発送後でも中止を判断することがあり、その判断は12月半ばまでとする記載がありました。取消料の発生日より前に判断日を置くと、費用の持ち出しを抑えられます。参加者への連絡文はイベントのキャンセル対応に例があります。

発注前に確認すること：見積の条件をそろえる

賀詞交換会の見積は、人数が確定する前に取ります。各社に同じ条件を渡さないと、金額を比べられません。見積依頼の書き方は見積依頼メールの書き方にまとめています。

• 想定人数を上限と下限の2つで伝えたか
• 人数を確定できる日と、そこから増減できる幅を確認したか
• 最低保証の人数と料金があるか確認したか
• 取消料が発生する日と、その率を書面でもらったか
• 料理・飲み物・会場費・サービス料・税の内訳が分かれているか
• 看板、演台、マイク、音響、映像の費用が含まれるか確認したか
• 受付の机、クローク、名札の扱いを確認したか
• 搬入と設営に使える時間を確認したか

抜けやすいのは、料理の単価以外の費用です。人数の増減で変わる費用と変わらない費用を分けておくと、人数が確定したときに総額を計算し直せます。比較の形を社内で統一するなら、見積書テンプレートと発注DXガイドを使えます。

受付の人数はイベントスタッフの配置計画で見積もれます。

例文2本：年内に出す案内で注意すること

案内を出すのは年内なので、新年の言葉はまだ使いません。学術団体の2件も、書き出しは「師走の候」「時下」といった通常のあいさつでした。

例文1：取引先への案内状

令和8年12月吉日
お取引先各位
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇 〇〇

新年賀詞交換会のご案内

拝啓 師走の候、貴社ますますご清栄の
こととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、
厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では新しい年の始まりにあたり、
日頃お世話になっている皆様と
新年のご挨拶を交わす場として、
下記のとおり賀詞交換会を開催いたします。
ご多用の折とは存じますが、
ご臨席賜りますようご案内申し上げます。
敬具

記
日時　令和9年1月〇日（〇）〇時開会
　　　（受付〇時〇分より）
会場　〇〇ホテル 〇階 〇〇の間
会費　お一人様 〇,〇〇〇円（税込）
服装　平服でお越しください
出欠　12月〇日（〇）までにご回答ください
名簿　参加者名簿への掲載の可否を
　　　あわせてお知らせください
連絡先　総務部 〇〇（電話・メール）
以上

例文2：年頭のあいさつの依頼（社内の役員あて）

件名：賀詞交換会の年頭挨拶のお願い（1/〇）

〇〇様

総務部の〇〇です。
1月〇日（〇）の賀詞交換会で、
主催者の年頭挨拶をお願いいたします。

時間：〇時〇分から5分以内
内容：昨年のお礼と、今年の方針
次の順番：来賓挨拶、乾杯

ご出席の主な来賓は、
確定次第あらためてお知らせします。
原稿の準備が必要でしたらお手伝いします。

会費を事前振込にするなら、案内の扱いを経理に確認してください。業界紙の例は、案内書が適格請求書を兼ねると明記し、振込期限を開催の約1か月前に置いて、当日の持参を断っていました。

当日の進行表と受付：懇談の時間を削らない

賀詞交換会の中心は、あいさつの後の懇談です。学術団体Bの案内では、120分のうち90分が懇親でした。あいさつが延びると懇談が短くなるので、話す人に持ち時間を伝えます。

90分の例は学術団体Aの案に近い配分です。60分の例はそれを縮めたもので、実例の値ではありません。締めは中締めのほか、三本締めで閉じた別の区の例もあります。司会の台本はイベント司会の台本をもとに、来賓の名前と肩書を差し替えてください。

受付で気をつける点は3つです。

• 名簿は配る前に了承を取る。 区の資料でも、掲載と配付の了承を得たうえで配るとしていました
• 代理出席の欄を用意する。 役職者の代理が来ることを見込み、名札の予備と手書きの欄を置きます
• 来賓の動線を分ける。 来賓の到着時に案内する担当を受付とは別に1人置くと、受付が止まりません

よくある質問（FAQ）

Q. 賀詞交換会と新年会の違いは何ですか？ 厳密な定義はありませんが、賀詞交換会は取引先や関係者と新年のあいさつを交わす場で、社内や仲間内で楽しむ新年会とは目的が違います。そのため、案内状と受付を外部の方を前提に整えます。

Q. 開催日はいつがよいですか？ 公開案内5件は1月7日〜18日の開催でした。相手の仕事始めの直後は予定が読みにくいので、主な招待先の動きを見て決めてください。

Q. 案内状はいつ出せばよいですか？ 5件の案内や発表は10月〜12月でした。相手の予定が埋まる前に届くよう、規模が大きいほど早めに出します。会費を事前に集めるなら、振込期限から逆算します。

Q. 人数はどう見込めばよいですか？ 前年の実績があれば、それが一番の材料です。初めての開催なら、出欠の回答を集めてから確定できる日を会場に確認し、上限と下限で見積を取ります。案内数からの推計は頼りになりません。

Q. 来賓の紹介の順番はどう決めますか？ 決まった正解はないので、前年の順番や所属先の慣例を確認し、上長の承認を取ります。迷うときは、紹介の順番を次第に印刷する前に当事者の所属へ確認しておくと安全です。