ゴルフコンペ案内文の書き方｜社内・取引先向けの例文2種と出欠確認の段取り
結論：案内文は「開催要項＋締切＋返信方法」の3点がそろえば機能する
ゴルフコンペの案内文で押さえるべき結論は次の4点です。
- 必須項目は11個（日時・場所・集合時間・会費・競技方式・締切など）。抜けると問い合わせ対応に追われる
- 送付は6週間前、出欠締切は3週間前が目安。ゴルフ場への組数確定日から逆算して決める
- 社内向けはメールで簡潔に、取引先向けは文書の体裁で丁寧に。この記事の例文2種をコピペして書き換えれば完成
- 締切前リマインドを1回入れると回収率が大きく変わる
案内文に必ず入れる11項目チェックリスト
案内文の質は文章力ではなく、情報の網羅性で決まります。送付前に次を確認してください。
- 開催日（雨天時の扱い：小雨決行・クローズ時中止）
- ゴルフ場名・住所・電話番号（カーナビ用に住所は正確に）
- 集合時間とスタート時間（例：8時集合、8時30分順次スタート）
- 会費と含まれるもの（プレー費は各自精算か、パーティー費・景品代の内訳）
- 競技方式とハンデ（新ペリア方式・ハンデ上限36など）
- 表彰式・懇親会の有無と終了予定時刻
- 出欠の締切日と返信方法
- 幹事の氏名・連絡先
- キャンセル規定（何日前からキャンセル料が発生するか）
- 服装の注意（ジャケット着用のクラブか、ドレスコードの有無）
- 乗用カート・キャディの有無
競技方式の決め方がまだの場合は、先にゴルフコンペのルール設定ガイドで方式とハンデ上限を確定させてから案内文を書くと、あとから訂正メールを出さずに済みます。
例文1：社内コンペの案内メール
件名：【出欠回答依頼】第3回 営業部ゴルフコンペのご案内（10/17開催）
各位
お疲れさまです。幹事の〇〇です。 恒例のゴルフコンペを下記のとおり開催します。初参加・初心者の方も入賞のチャンスがある方式ですので、お気軽にご参加ください。
・日時：10月17日（土）8:00集合／8:30順次スタート（小雨決行） ・場所：△△カントリークラブ（住所・TEL） ・会費：3,000円（パーティー費・景品代。プレー費 約12,000円は各自精算） ・競技方式：新ペリア方式（ハンデ上限36）／6インチプレースあり ・表彰式：ホールアウト後、クラブハウスにて（17時終了予定） ・服装：ジャケット着用でお越しください
出欠を【9月26日（金）まで】に本メールへの返信でお知らせください。 ※10月10日以降のキャンセルはキャンセル料が発生する場合があります。
幹事：〇〇（内線XXX／携帯090-XXXX-XXXX）
例文2：取引先向けの案内状（フォーマル）
拝啓 秋涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび日頃お世話になっております皆さまとの親睦を深めたく、下記のとおりゴルフコンペを開催する運びとなりました。ご多用のところ恐縮ではございますが、ぜひご参加賜りますようご案内申し上げます。
敬具
記
一、日時 10月17日（土）8時集合・8時30分スタート 一、場所 △△カントリークラブ（住所・電話番号） 一、会費 お一人様 3,000円（プレー費は各自ご精算をお願いいたします） 一、競技 新ペリア方式（表彰式・懇親パーティーを併催いたします） 一、服装 ジャケット着用にてお越しください
お手数ですが、同封の出欠票（または返信メール）にて9月26日（金）までにご回答くださいますようお願い申し上げます。
以上 幹事：〇〇株式会社 営業部 〇〇（電話・メールアドレス）
取引先向けでは「プレー費を主催側が持つのか各自精算か」を必ず明示します。曖昧なままだと当日の精算で相手に気を遣わせることになります。また、送付先は招待したい本人宛が原則ですが、役員クラスには窓口担当や秘書を経由して日程を打診してから正式な案内状を送ると丁寧です。
出欠確認の段取り：締切設計とリマインド
出欠確認は「送りっぱなし」にしないことがすべてです。次の流れで設計します。
| タイミング | アクション | コツ |
|---|---|---|
| 6週間前 | 案内文送付 | 件名に【出欠回答依頼】と締切を入れる |
| 4週間前 | 未回答者にリマインド | 全員への再送ではなく未回答者に個別で |
| 3週間前 | 出欠締切・名簿確定 | 「検討中」は欠席側で仮確定し、枠があれば復活 |
| 締切直後 | ゴルフ場へ組数確定連絡 | キャンセル規定の発生日もここで再確認 |
| 1週間前 | 組み合わせ表・スタート時間送付 | 最終の持ち物・集合案内を兼ねる |
回答形式は「出席／欠席／未定」の3択にせず、出席か欠席の2択＋未定者には個別確認が原則です。未定枠を許すと締切が機能しなくなります。
リマインドは責める文面にせず、締切と所要時間を再提示するだけで十分です。
件名：【9/26締切】ゴルフコンペ出欠のご回答のお願い
〇〇様
先日ご案内した10月17日のゴルフコンペについて、出欠のご回答がまだ確認できておりませんでしたのでご連絡しました。ご多忙のところ恐れ入りますが、9月26日（金）までに出欠を一言ご返信いただけますと幸いです。ご不明点があれば幹事〇〇までお気軽にどうぞ。
出欠確定後にやること
名簿が確定したら、すぐに次の3つへ進みます。
- ゴルフ場へ組数・人数の確定連絡：減った組の解放はキャンセル料発生前に
- 組み合わせ表の作成：接待コンペでは配慮が最も必要な工程です。原則とNGパターンはゴルフコンペの組み合わせの決め方にまとめています
- 景品・進行の最終手配：全体の残タスクはゴルフコンペ幹事の完全ガイドのチェックリストで確認してください
案内文を送ったあとは、出欠の取りまとめ・組み合わせ・景品手配と、幹事の仕事が続きます。開催日から逆算して漏れなく確認できるイベント準備チェックリスト（無料ダウンロード）を使うと、締切もの（ゴルフ場への最終人数連絡など）を落とさずに済みます。
よくある質問（FAQ）
Q. 案内文はメールと書面のどちらで送るべきですか？ A. 社内はメールやチャットで十分です。取引先へは、メールでも失礼にはあたりませんが、格式を重んじる相手や年配の方には文書（添付PDFまたは郵送）の体裁が無難です。
Q. 出欠の締切は開催の何日前に設定すべきですか？ A. 3週間前が目安です。ゴルフ場のキャンセル規定（組数減の連絡期限）より前に設定するのが絶対条件で、規定が2週間前からなら締切は3週間前に置くと調整余地が生まれます。
Q. ドタキャンが出た場合、会費はもらうべきですか？ A. 案内文に「〇日以降のキャンセルはキャンセル料相当を申し受けます」と書いてあれば請求できます。書いていない場合の事後請求はトラブルのもとなので、次回から明記しましょう。プレー費のキャンセル料はゴルフ場の規定に従います。
Q. 参加者の腕前は案内の段階で聞くべきですか？ A. 聞いておくと組み合わせ作成が楽になります。出欠回答時に「平均スコアまたはゴルフ歴」を任意で書いてもらう一文を添えるのが自然です。
Q. 案内文に景品の内容は書くべきですか？ A. 「豪華賞品をご用意しています」程度の予告に留め、品目は書かないのが一般的です。品目まで書くと変更が利かなくなり、期待値の管理も難しくなります。
